FAQ Joynit | Agenda partagé

Vous pouvez utiliser Joynit pour proposer des créneaux de rendez-vous.

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Pour cela:

1. Créez un événement dans votre agenda partagé, cliquez sur Sondage / Ajouter une division en créneaux horaires

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NB: Lors de la création, sélectionnez Plus d'options / masquer la liste de participants si vous souhaitez que seuls les admins puissent voir les inscrits.

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2. Ajustez vos réglages, pour par exemple autoriser une seule personne à réserver par créneaux. Confirmez la création.

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Votre évènement est à présent divisé en plusieurs créneaux et les participants sont invités à choisir un créneau parmi les propositions disponibles.

Vous avez deux options pour communiquer facilement vos événements avec votre communauté:

_{Option 1: Partager simplement le lien du calendrier}

Partagez l'URL du calendrier partagé avec les personnes de votre choix. Le calendrier et ses événements sont ainsi consultables directement en ligne, sans avoir à s'inscrire (dans le cas d'un agenda privé, le code d'accès que vous avez choisi à la création de l'agenda sera tout de même demandé afin de débloquer le contenu de l'agenda). Dans ce mode de fonctionnement, les personnes doivent elles mêmes faire la démarche de consulter l'agenda via le lien que vous leur avez communiqué pour y voir les événements qui y sont postés.

Utilisez la commande "partager le calendrier" depuis votre interface de gestion de communauté pour utiliser cette option.

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_{Option 2: Ajouter des membres au répertoire de l'agenda partagé}

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Vous pouvez ajouter des membres à votre agenda partagé, cela permet d'être plus pro-actif. Ils seront en effet invités à se créer un espace sur la plateforme auquel ils pourront ensuite se connecter pour accéder à l'agenda partagé immédiatement grâce à leur mot de passe.

L'autre avantage est que vous aurez en tant qu'administrateur la possibilité d'inviter facilement les membres de l'agenda à vos événements en quelques clics. Vous pouvez en effet inviter tous les membres d'un coup, ou bien les sélectionner de manière individuellement.

A chaque invitation le membre est notifié de manière pro-active, et reçoit des rappels adaptés avant l'événement s'il n'a pas répondu ou bien s'il participe.

Lorsque vous ajoutez des membres à la communauté, ils apparaissent d'abord avec le status "non activé". Une fois qu'ils auront activé leur compte et choisi un mot de passe, vous les verrez sous le statut "activé".

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Vous pouvez supprimer un membre à tout moment. De même, un membre peut décider de quitter un agenda partagé quand il le souhaite.

_{Quelle option choisir - partage simple du lien ou ajout de membre ?}

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Cela dépend de vous ! Les deux options sont complémentaires, vous pouvez même commencer par utiliser la première pour laisser une familiarisation plus en douceur avec l'outil puis décider par la suite d'ajouter des membres manuellement.

A noter qu'en accédant à l'agenda spontanément via le lien (option 1), les visiteurs sont encouragés à demander à rejoindre l'agenda partagé (et donc à être membre dans le répertoire de l'agenda). Ils peuvent ainsi eux même demander à être membre et ils devront alors être validés par un administrateurs.

Option 1 ou option 2, tous les chemins mènent à votre communauté et à son agenda partagé !

Tutoriel - Administrateur d'un agenda partagé

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