Vous pouvez utiliser Joynit pour proposer des créneaux de rendez-vous.
Pour cela:
1. Créez un événement dans votre agenda partagé, cliquez sur Sondage / Ajouter une division en créneaux horaires
NB: Lors de la création, sélectionnez Plus d'options / masquer la liste de participants si vous souhaitez que seuls les admins puissent voir les inscrits.
2. Ajustez vos réglages, pour par exemple autoriser une seule personne à réserver par créneaux. Confirmez la création.
Vous avez la possibilité d'intégrer l'agenda partagé joynit directement sur votre propre site internet.
Pour cela rendez-vous dans l'interface d'administration de votre agenda partagé. Cliquez sur les 3 petits points tout à droite, puis selectionnez "Intégrer sur votre site"
Suivez les étapes préconisées dans la modale explicative. Vous pouvez ajuster les paramètres de l'intégration (couleur, taille, langue etc.) via le bouton prévu à cet effet en étape 2.
Collez ensuite simplement le code dans un bloc editeur HTML de votre page web.
Pour voir un exemple d'intégration iframe, vous pouvez consulter cette page https://www.joynit.fr/integration-calendrier
Pour obtenir de l'assistance pour la mise en place de l'iframe du calendrier partagé Joynit sur votre site prenez un RDV avec notre équipe via ce lien: https://calendly.com/commercial-and-support-joynit/integration-iframe
Depuis un ordinateur rendez-vous dans l'interface d'administration de votre communauté en cliquant sur votre nom tout en haut à gauche pour faire apparaître le menu.
Cliquez sur l'onglet "Réglage" puis allez sur la page "Abonnement et fonctionnalités".
Activez la fonctionnalité qui s'appelle "Les membres peuvent poster des événements". Il est à noter que cette fonctionnalité fait partie de l'abonnement Platinium.
Les événements que vous ajoutez dans l'agenda de la communauté ont 2 visibilités possibles, c'est vous qui choisissez pour chaque événement.
événement restreint: Il sera visible uniquement des invités sélectionnés et des administrateurs de la communauté
événement ouvert: Il sera visible par tous les membres de la communauté et bien sur de ses administrateurs
Vous pouvez éditer la visibilité d'un événement à tout instant depuis l'édition de l'événement en question.
Depuis un ordinateur rendez-vous dans l'interface d'administration de votre agenda partagé en cliquant dans la barre supérieure sur "Mes agendas", sélectionnez un agenda partagé dont vous êtes propriétaire ou administrateur.
Vous arrivez sur l'espace d'administration de votre agenda partagé. Cliquez sur la molette qui symbolise "Réglages"
Vous avez ensuite accès à 3 onglets:
La page 2 "paramètres et visuels" vous pouvez via cette page changer tous les paramètres de votre agenda partagé (logo, image de couverture, code parrainage, accessibilité, description etc.)
Les logos et images sont utilisés pour tous les emails d'invitations et les rappels pour les événements de l'agenda partagé.
Oui vous pouvez personnaliser les types d'événements proposés sur Joynit.
Cela se configure dans les réglages de votre agenda partagé.
Pour cela :
1. Rendez vous dans l'interface d'administration de votre agenda partagé (cliquez sur "Mes agendas" puis choisissez l'agenda partagé en question)
2. Cliquez sur la molète pour afficher le menu de gestion. Selectionnez "Réglages"
3. Sélectionnez la page "Options activables" puis descendez dans la section des réglages Premium
Et voila, vous pouvez maintenant utiliser vos types d'évènements personnalisé en lieu et place des types par défaut.
Vous pouvez facilement paramétrer les rappels automatiques associés à un événement depuis le bouton réglages de l'événement.
Dans la barre de gestion de l'événement, cliquez sur "Options" puis "Réglages".
Joynit propose des rappels automatisés par emails et par SMS aux participants de l'événement (24h et 1h avant) ainsi que des rappels aux invités qui n'ont pas encore répondu (48h avant l'événement). Vous pouvez activer et désactiver ces options à votre guide.
Les utilisateurs d'un agenda partagé Premium peuvent personnaliser les réglages par défaut qui seront appliqués à chaque nouvel événement créé depuis les réglages de leur agenda partagé.
Vous pouvez également déclencher des rappels manuellement à tout moment depuis la liste des invités.
Vous avez deux options pour communiquer facilement vos événements avec votre communauté:
Partagez l'URL du calendrier partagé avec les personnes de votre choix. Le calendrier et ses événements sont ainsi consultables directement en ligne, sans avoir à s'inscrire (dans le cas d'un agenda privé, le code d'accès que vous avez choisi à la création de l'agenda sera tout de même demandé afin de débloquer le contenu de l'agenda). Dans ce mode de fonctionnement, les personnes doivent elles mêmes faire la démarche de consulter l'agenda via le lien que vous leur avez communiqué pour y voir les événements qui y sont postés.
Utilisez la commande "partager le calendrier" depuis votre interface de gestion de communauté pour utiliser cette option.
Vous pouvez ajouter des membres à votre agenda partagé, cela permet d'être plus pro-actif. Ils seront en effet invités à se créer un espace sur la plateforme auquel ils pourront ensuite se connecter pour accéder à l'agenda partagé immédiatement grâce à leur mot de passe.
L'autre avantage est que vous aurez en tant qu'administrateur la possibilité d'inviter facilement les membres de l'agenda à vos événements en quelques clics. Vous pouvez en effet inviter tous les membres d'un coup, ou bien les sélectionner de manière individuellement.
A chaque invitation le membre est notifié de manière pro-active, et reçoit des rappels adaptés avant l'événement s'il n'a pas répondu ou bien s'il participe.
Lorsque vous ajoutez des membres à la communauté, ils apparaissent d'abord avec le status "non activé". Une fois qu'ils auront activé leur compte et choisi un mot de passe, vous les verrez sous le statut "activé".
Vous pouvez supprimer un membre à tout moment. De même, un membre peut décider de quitter un agenda partagé quand il le souhaite.
Cela dépend de vous ! Les deux options sont complémentaires, vous pouvez même commencer par utiliser la première pour laisser une familiarisation plus en douceur avec l'outil puis décider par la suite d'ajouter des membres manuellement.
A noter qu'en accédant à l'agenda spontanément via le lien (option 1), les visiteurs sont encouragés à demander à rejoindre l'agenda partagé (et donc à être membre dans le répertoire de l'agenda). Ils peuvent ainsi eux même demander à être membre et ils devront alors être validés par un administrateurs.
Option 1 ou option 2, tous les chemins mènent à votre communauté et à son agenda partagé !
Vous pouvez répliquer un événement existant sur plusieurs autres dates.
Allez sur la page de l'événement en question puis cliquez sur le menu 3 points, et enfin selectionnez "Dupliquer l'événement"
Depuis un ordinateur rendez-vous dans l'interface d'administration de votre agenda partagé en cliquant sur votre nom tout en haut à gauche pour faire apparaître le menu puis sélectionnez l'agenda de votre choix.
Une fois dans l'interface d'administration de votre agenda partagé cliquez sur le bouton Partage et accès
Vous avez alors le choix entre deux options :
1/ Simplement partager le lien de l'agenda (qui sera consultable au visiteur qui clique sur le lien, sans avoir à s'inscrire)
2/ Ajouter des membres (qui seront invités à se créer un compte personnel sécurisé avec un mot de passe)
Cliquez sur l'option qui vous convient le mieux et laissez vous guider !
NB: Un utilisateur qui commence par visualiser l'agenda partagé simplement en utilisant le lien peut aussi à tout moment décider de se créer un compte sur Joynit.
Depuis un ordinateur rendez-vous dans l'interface d'administration de votre communauté en cliquant sur votre nom tout en haut à gauche pour faire apparaître le menu puis sur l'agenda partagé de votre choix.
Cliquez sur Partage et accès puis "Gérer les accès de l'agenda"
Vous arrivez sur la page de gestion des membres et des admins.
Sélectionnez le membre que vous souhaitez nommer administrateur, cliquez sur les 3 points au bout de la ligne de son nom puis "Nommer administrateur".
A noter que le membre doit avoir activé son compte au prélable (inscription sur joynit avec choix de son mot de passe).
Rendez vous ensuite dans l'onglet admin pour constater la présence du nouvel administrateur
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