« Au début, les plus anciens avaient un peu de mal avec l'informatique. » Pourtant, depuis 2024, tous les bénévoles de Laives Patrimoine répondent aux invitations Joynit pour organiser les permanences de leur chapelle du XVe siècle. M. Picat préside cette association de sauvegarde du patrimoine en Saône-et-Loire. Il explique ce qui a fait la différence : un simple e-mail, un objet clair et aucune application à télécharger.
Pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre association ?
Je suis président de l'association Laives Patrimoine, en Saône-et-Loire. Nous sommes un peu plus de 100 adhérents et nous organisons de grosses manifestations, comme des brocantes, qui financent des travaux pour la commune. En 30 ans, l'association a financé environ 300 000 € de travaux sur des bâtiments et des biens publics.
Nous avons aussi une magnifique petite chapelle du XVe siècle, que nous ouvrons de la mi-juin jusqu'aux Journées du patrimoine. Joynit nous aide à organiser les permanences, assurées par un groupe de bénévoles assez réguliers.
Comment organisiez-vous les permanences avant Joynit ?
Au téléphone. Comme nous sommes peu nombreux, on s'appelait pour savoir qui voulait tenir la permanence. Les premières fois, ça allait, tout le monde répondait. Ensuite, c'est devenu beaucoup plus compliqué.
On a essayé un tableur Excel, avec les noms, les dates et les présences. C'était déjà un peu mieux, mais ça avait ses limites. Je cherchais vraiment un agenda partagé, parce que rappeler tout le monde devenait lassant et faisait perdre du temps. J'ai trouvé Joynit sur Google.
La première mise en place de Joynit a été une petite révolution. Les gens m'ont tout de suite répondu : « je peux venir » ou « je suis absent ». C'est devenu facile, sauf au début pour nos aînés, moins familiers avec l'informatique. Mais ils ont vite compris l'enjeu et l'utilité de cet agenda partagé pour tous.
Vos bénévoles les plus âgés étaient-ils à l'aise avec le numérique, et comment les avez-vous accompagnés ?
Au début, c'était un vrai défi. La première année, j'ai dû relancer plusieurs fois les plus anciens : certains me répondaient par téléphone, d'autres directement via Joynit. Ce n'était pas le cas toute l'année, mais oui, au début, c'était plus difficile.
Pour que chacun puisse se connecter, je leur avais envoyé des identifiants. Je me suis ensuite rendu compte que c'était bien plus simple que ça. Seules ma secrétaire et moi avons accès à la plateforme pour orchestrer les permanences. Les bénévoles sont invités par un simple e-mail, comme n'importe quel message. Pour eux, c'est plus simple : ils me confirment leur présence ou non.
Pourquoi avoir choisi Joynit ?
J'ai comparé deux ou trois agendas, mais je les ai trouvés plus compliqués à mettre en œuvre et moins élégants à l'écran.
Avec Joynit, on peut joindre une photo de l'événement. C'est beaucoup plus sympathique et convivial, et je constate que j'obtiens des réponses plus rapidement.
Avez-vous eu besoin du support ?
Dans un premier temps, on a essayé de se débrouiller seuls. Puis une personne de l'équipe Joynit m'a accompagné, ce qui nous a permis d'utiliser beaucoup plus de fonctionnalités, par exemple la liste de participants.
En 2026, nous avons repris contact par téléphone et fait la mise en place ensemble avec votre collègue. Cette année, ça a été beaucoup plus facile. Je suis totalement autonome maintenant.
Est-ce qu'un outil français, conforme au RGPD, était important pour vous ?
Oui, bien sûr. Un support technique facile à joindre et qui répond vite, c'est toujours important. Ce qui a compté pour nous, c'est de savoir qu'une équipe basée en France peut répondre à nos demandes quand on en a besoin et nous accompagner dans la mise en place de notre agenda partagé. On ne se sent pas seul.
Que vous apporte Joynit au quotidien ?
Un vrai gain de temps. Avec la version payante, je programme à l'avance et les bénévoles s'inscrivent : « ce jour-là, je prends la permanence ». Je peux faire autre chose au lieu de me focaliser là-dessus.
La communication avec les bénévoles est aussi meilleure. Cette année, nous avons pu inscrire beaucoup plus de personnes et obtenir des réponses immédiates pour les huit premiers week-ends programmés. Deux mois à l'avance, je savais déjà qui serait présent et qui serait absent.
Comment l'outil a-t-il évolué depuis 2024 ?
Il y a eu plusieurs avancées. Par exemple, on peut maintenant inscrire beaucoup plus de bénévoles au planning grâce à une liste.
Les gens ont aussi pris l'habitude. Au début, on ne répond pas forcément à un e-mail dont on ne connaît pas l'origine. Après la période de rodage, les bénévoles n'étaient plus surpris de recevoir des messages Joynit pour les permanences de la chapelle. En 2026, c'était beaucoup plus simple pour eux.
Quel message adresseriez-vous à une association qui hésite à se digitaliser, par crainte que ses bénévoles âgés ne s'adaptent pas ?
Je leur dirais que c'est un outil simple. La personne reçoit un e-mail comme si elle le recevait d'un membre de sa famille ou d'un ami. En l'ouvrant, elle voit qu'elle peut venir participer et aider.
L'objet du message indique tout de suite qu'il s'agit des permanences. Forcément, c'est rassurant : on sait que c'est notre association qui nous demande si on peut participer. C'est intuitif et surtout très rassurant pour eux.
Aujourd'hui, nos aînés se débrouillent de plus en plus seuls avec le numérique.
