Un agenda partagé pour le Conseil Municipal des Jeunes de Comines : le témoignage d'Audrey Ferrand

Je suis Audrey Ferrand, animatrice du Conseil Municipal des Jeunes (CMJ) de Comines. Le CMJ est rattaché à la mairie, mais dépend du CCAS, qui gère toute la partie jeunesse de la collectivité.

Dans le cadre de mes missions, j'accompagne les jeunes élus dans leurs projets, j'organise les réunions, les cérémonies patriotiques, les sorties et je fais le lien entre les jeunes, leurs familles et les élus.

Avant Joynit

Avant d'utiliser Joynit, toute notre communication passait par une adresse e-mail dédiée au Conseil Municipal des Jeunes. J'échangeais exclusivement par mail avec les parents, sans agenda commun pour regrouper nos événements.

Très vite, cette organisation est devenue compliquée. Certaines personnes répondaient systématiquement à tous les destinataires, ce qui inondait les boîtes mail des parents, mais aussi celles des élus et des services municipaux.

À un moment, il fallait trouver une autre solution. Nous perdions beaucoup de temps à gérer les échanges et les informations importantes n'étaient pas toujours faciles à retrouver.

Pourquoi choisir Joynit comme agenda partagé ?

Nous avons commencé à rechercher une application capable de simplifier notre organisation et notre communication. En faisant nos recherches, nous avons découvert Joynit et nous avons rapidement compris que la solution répondait exactement à nos besoins.

Nous cherchions un outil qui nous permette de centraliser nos événements dans un agenda partagé, de communiquer facilement avec les jeunes et leurs parents, et de suivre les présences en quelques clics.

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Une prise en main très simple

La mise en place s'est très bien passée. Nous avons eu un premier rendez-vous pour découvrir l'application et comprendre son fonctionnement.

Ensuite, tout est devenu très intuitif. Les jeunes ont téléchargé l'application, les parents également lorsque c'était nécessaire, et tout le monde s'est rapidement approprié l'outil.

Aujourd'hui, ajouter un événement à l'agenda ne me prend que quelques minutes. J'ajoute le lieu, les horaires, les informations utiles, les pièces jointes et les invitations sont envoyées immédiatement.

Ce qui a changé au quotidien

Le plus grand changement est sans hésiter le gain de temps.

Au début, j'avais peur que la création des événements me fasse perdre du temps. Finalement, c'est exactement l'inverse qui s'est produit.

Le temps que je consacre à préparer les événements, je le récupère largement ensuite, car je ne passe plus mes journées à répondre aux mails ou à rechercher des informations dans différentes conversations. Tout est réuni au même endroit, dans notre agenda.

Les jeunes indiquent directement s'ils seront présents ou non, ce qui me permet d'avoir immédiatement une vision claire des participants.

Lorsqu'un changement intervient au dernier moment, comme un retard lors d'une sortie, j'envoie simplement une notification via Joynit et tous les parents sont informés instantanément.

Une meilleure organisation grâce à l'agenda

Joynit m'aide également énormément dans l'organisation des cérémonies patriotiques.

Chaque cérémonie est inscrite dans l'agenda : je peux savoir rapidement quels jeunes seront présents et transmettre facilement cette information aux élus concernés, sans les intégrer à toutes les discussions du groupe.

L'information circule beaucoup mieux et chacun reçoit uniquement ce qui le concerne.

Une communication adaptée aux jeunes

Les jeunes utilisent très facilement l'application.

Les plus grands répondent directement depuis leur téléphone, tandis que certains parents utilisent l'application pour les plus jeunes. Tout le monde retrouve facilement les informations et les événements à venir dans l'agenda.

La messagerie est devenue indispensable dans notre fonctionnement. Nous échangeons énormément grâce à elle.

Je peux également joindre les comptes rendus des réunions, envoyer des rappels avant les cérémonies ou répondre rapidement aux questions des jeunes.

La sécurité avant tout

Dans mon métier, la sécurité des jeunes est une priorité.

Les parents nous confient ce qu'ils ont de plus précieux. Il est donc essentiel de savoir où se trouvent les jeunes, qui participe aux activités et d'être capable d'informer rapidement les familles en cas de changement.

Grâce à Joynit, je sais exactement qui est présent à chaque événement et je peux communiquer immédiatement avec les parents si nécessaire.

C'est un véritable atout pour notre organisation.

Un agenda vivant

J'aime particulièrement enrichir les événements avec des photos des lieux, les adresses, les comptes rendus des réunions ou encore des photos prises après les activités.

Notre agenda est devenu un véritable espace de vie pour le Conseil Municipal des Jeunes. Il est agréable à consulter et permet à chacun de retrouver facilement toutes les informations.

## Un accompagnement de qualité

J'ai toujours été très bien accompagnée par l'équipe Joynit.

Lorsque j'ai une question, les réponses arrivent rapidement, que ce soit par mail, par téléphone ou en visioconférence.

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Pourrais-je revenir en arrière ?

Très honnêtement, non.

Aujourd'hui, je ne pourrais plus revenir à une gestion uniquement par mail.

Joynit fait désormais partie de mon quotidien et m'a permis de gagner un temps précieux tout en améliorant la qualité de nos échanges avec les jeunes, les parents et les élus.

Joynit en trois mots

Si je devais résumer Joynit en trois mots, je dirais :

Pratique, rapide et fonctionnel.

C'est une application claire, agréable à utiliser et parfaitement adaptée aux besoins d'un groupe comme un Conseil Municipal des Jeunes.

Mon conseil aux autres collectivités

Je recommanderais sans hésiter Joynit à une autre collectivité.

C'est un outil très pertinent et vraiment utile pour simplifier l'organisation des événements grâce à un agenda partagé, améliorer la communication et gagner du temps au quotidien.

Pour moi, Joynit a complètement transformé notre manière de fonctionner. Aujourd'hui, tout est plus simple, plus fluide et beaucoup mieux organisé.

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