Réussir l’organisation de son événement d’entreprise

By Thibault Court the 7th November 2018

Vous marketez des événements en interne ou en externe pour votre entreprise, vous voulez être sûr de maximiser la participation des invités et réussir votre organisation ? Joynit nous partage 5 points essentiels pour bien réussir votre événement, en amont, pendant et après la manifestation.



1. Préférez un espace digital interactif aux invitations type « Outlook »

Les invitations Outlook présentent l’avantage d’être immédiatement synchronisables aux agendas. Néanmoins si elles sont très adaptées pour un meeting elles sont beaucoup moins idéales pour un événement qui vise à rassembler autour d’un moment ludique et social (conférence, petit-déjeuner d’entreprise, atelier, team-building, session sportive, cours de yoga).

Privilégiez un support plus chaleureux pour votre événement qui contiendra une photo de couverture, une description claire et attractive, l’horaire précis, les conditions d’accès, une carte pour la localisation ainsi qu’un espace interactif afin de favoriser l’engagement et l’envie pour les invités d’y participer. De plus, la possibilité pour les invités de visualiser la liste des autres participants et d’échanger sur un espace de discussion (tchat, commentaires) sont des 2 facteurs essentiels permettant de susciter l’intérêt créer de l’engagement avant l’événement tout en favorisant les échanges entre invités et organisateurs.



2. Favorisez une communication multicanaux (email, sms, lien web)

Pour transmettre les invitations, il faut garder tête que les applications internes spécialisées sont peu consultées comparées aux canaux généralistes. Les invités doivent pouvoir accéder à l’évènement facilement, immédiatement et d’un simple clic (sans inscription ou besoin d’entrer leur mot de passe).

Combinez des invitations numériques transmises par email et/ou sms avec un lien de l’événement qui pourra être partagé directement sur les plateformes sociales couramment utilisée comme Linkedin, Twitter, et maintenant Instagram qui a le vent en poupe ! Recevoir la même information par 2 canaux différents augmente considérablement l’engagement des invités et le taux de participation.

3. Pensez à faire parvenir des rappels

Une fois la première invitation transmise, assurez-vous que les invités disposeront de rappel en amont de l’événement, surtout lorsque la date de l’événement est éloignée. Les emails s’accumulent rapidement dans nos messageries, il est ainsi primordial d’assurer une bonne visibilité de votre événement pour vos invités jusqu’au jour J.

Soyez vigilant à ne pas envoyer des messages trop redondants (risque de spam) et à informer vos invités des mises à jour d’un manière claire et personnalisée. L’idéal est une invitation qui se synchronisera facilement dans leur agenda, votre événement bénéficiera ainsi des rappels automatiques nativement prévus par l’agenda utilisé par l’utilisateur.



4. Bien choisir la date qui maximisera la participation

Trouver LA date idéale est fondamental afin d’assurer un maximum de participations. Lorsque cela est possible, assurez-vous en amont de la disponibilité de quelques personnes clés que vous souhaitez inviter.

Vous pouvez également proposer plusieurs choix au travers d’un sondage de date en proposant plusieurs options avant de fixer votre date définitive. La plateforme Joynit permet par exemple d’intégrer un sondage directement à votre événement interactif. Les invités indiquent ainsi leur vote puis l’organisateur peut clôturer le sondage et directement mettre à jour la date de l’événement en fonction des votes exprimés. Cela permet en outre d’engager les invités en amont de l’événement !



5. Profiter des événements organisés sur la même période

Il est fort possible que d’autres événements aient lieu dans les jours qui précèdent ou qui suivent votre manifestation. Assurez-vous d’avoir une bonne visibilité sur l’écosystème de votre entreprise et de vos invités.

Rien de plus désagréable que de découvrir que votre événement a lieu pile en même temps où bien le lendemain d’une rencontre qui a déjà mobilisé votre audience. Plus ils sont sollicités, moins il est probable qu’ils se rendent à votre événement !

En revanche, n’hésitez pas à profiter d’un événement précédent avec vos invités rassemblés pour rappeler le programme des événements à venir, rien de mieux qu’un rappel verbal en complément de votre communication digitale.

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